Cada compra faz entrar mercadoria no seu estoque e sair dinheiro. No fim deste artigo, você vai saber registrá-la, dizer com que dinheiro ela foi paga e quitar as faturas que estão esperando.
Vídeo disponível em breve
1Cadastre seus fornecedores
Abra Gestão › Fornecedores e clique em + Novo fornecedor. Só o Nome é obrigatório. Preencha também o Prazo de pagamento: os dias que esse fornecedor dá a você para pagar. O CYSOL usa esse prazo para sugerir a data de vencimento das faturas dele.
2Registre uma compra
Abra Gestão › Despesas, aba Conta, e clique em + Nova compra. Na janela:
- digite o nome do Fornecedor;
- confira a Data e anote a Referência (nota, fatura);
- em Produtos, escolha cada produto, a quantidade (Qtd.) e o Preço unit.; use + Adicionar uma linha para o seguinte;
- responda à pergunta Pago? (veja a etapa 3) e depois clique em Adicionar à lista e em Salvar.
Enquanto não for salva, a compra fica esperando à direita, em Hoje: você pode lançar várias e salvar todas de uma vez.
Só aparecem os produtos com estoque controlado. Um fornecedor ou um produto que está faltando é criado ali mesmo: digite o nome e escolha Criar "…". O produto criado assim fica na categoria “Compras”, fora do cardápio.
3Diga com que dinheiro ela foi paga
A pergunta Pago? tem três respostas:
- Sim, com outros fundos: a gaveta do caixa não se mexe;
- Sim, com o dinheiro do caixa: o valor vai sair da gaveta no próximo relatório Z;
- Ainda não, a pagar em: escolha a data. A fatura entra em A pagar.
Na lista de compras, a coluna Pagamento mostra em seguida a situação de cada fatura: Pago com o caixa, Pago com outros recursos, A pagar em … ou, em vermelho, Atrasado desde ….
Dica — Errou? Clique na linha da compra para corrigi-la. Cancelar a tira dos totais, com um motivo, e o estoque volta; a linha continua visível, riscada.
4Lance uma despesa pelo caixa
Quando um funcionário paga um fornecedor com o dinheiro da gaveta, ele lança isso no caixa: menu ☰ › Registrar uma despesa. A janela Despesas do caixa funciona como a das compras. Ela é assinada pelo funcionário conectado, e o valor é contado no relatório Z.
No painel de administração, Gestão › Despesas, aba Caixa, reúne todas elas, por fornecedor e por responsável. Excluir tira uma despesa dos totais, com um motivo: ela continua visível, riscada.
5Quite o que falta pagar
Abra Gestão › A pagar. O que você deve fica organizado data por data; o que está atrasado aparece em vermelho. O filtro Fornecedores mostra só as faturas. Em uma linha, clique em Marcar como pago, escolha o dinheiro do caixa ou outros fundos e confirme.
Um pagamento marcado por engano pode ser desfeito mais abaixo, em Pago nos últimos 30 dias: botão Cancelar.
Importante — Pagar não muda o seu resultado: a compra entra nele assim que é registrada. Só a gaveta e o que falta pagar se movem.